La fonction de conformité

Risque de non-conformité - Fonction de conformité - Comité de Bâle - Contrôle de la conformité.

L’environnement dans lequel évoluent les banques les contraint à maîtriser un nombre croissant de techniques et de réglementations et à mettre en œuvre une politique de maîtrise des risques toujours plus rigoureuse. De ce fait, les risques encourus s’accroissent et se diversifient dans des cadres légaux en évolution constante. Une très grande vigilance sur la conformité s’impose.
Le risque de non-conformité se définit comme un « risque de sanction judiciaire, administrative ou disciplinaire, de perte financière, d’atteinte à la réputation, du fait de l’absence de respect des dispositions législatives et réglementaires, des normes et usages professionnels et déontologiques, propres aux activités des banques ».
Ce risque se distingue du risque juridique de litige avec une contrepartie puisqu’il ne vise pas la mise en cause des établissements au titre de leurs obligations contractuelles mais les conséquences dommageables du non-respect de règles relevant pour l’essentiel de l’ordre public.
Le Comité de Bâle a formulé des propositions spécifiques quant aux modalités de contrôle du risque de non-conformité.

• La mise en œuvre d’une fonction interne de contrôle de la conformité par la supervision bancaire.

La fonction de contrôle de la conformité couvre tous les secteurs, toutes les zones géographiques et tous les contextes réglementaires du groupe
Le champ d’exercice de la fonction de conformité doit être exhaustif. Il intègre non seulement les métiers de banque de financement et d’investissement, mais aussi les autres activités.

Par exemple :

- les risques de conflits d’intérêts dans le cadre de l’activité de banque d’affaires
- l’exercice d’une activité de banque de détail implique une connaissance des législations afférentes, par exemple le droit de la consommation.

Une contribution générale au renforcement d’une culture de la conformité.

Outre la supervision du dispositif de prévention du blanchiment et les missions relatives à la déontologie, l’une des principales fonctions de la fonction compliance doit être la contribution à l’émergence ou au renforcement d’une culture de la conformité au sein de l’établissement.

À cette fin, une sensibilisation de tout le personnel au travers d’actions de formation et une actualisation régulière des connaissances des agents au fur et à mesure des évolutions réglementaires doivent être organisés.

Les règles relatives au risque de non-conformité doivent être portées à la connaissance de l’ensemble du personnel
Les banques assurent à tous les membres de leur personnel concernés une formation aux procédures de contrôle de la conformité, adaptée aux opérations qu’ils effectuent
Elles mettent en place un dispositif permettant de garantir un suivi régulier et le plus fréquent possible des modifications pouvant intervenir dans les textes applicables à leurs opérations et, à ce titre, l’information immédiate de tous les membres de leur personnel concernés.

Il convient d’être attentif, au fur et à mesure du développement de nouvelles activités et de l’apparition de nouvelles implantations, que le personnel dispose effectivement de toute la connaissance réglementaire et législative nécessaire à l’exercice de ces nouvelles activités et qu’à défaut la formation appropriée soit mise en œuvre le plus rapidement possible. Les dirigeants des entreprises doivent s’assurer de l’actualisation régulière des connaissances de leurs collaborateurs en la matière. Une attention toute particulière doit en outre être portée aux opérations transfrontières, qui exigent le respect de plusieurs réglementations ou législations.

Enfin, une charte ou un recueil de procédures doivent être établis et largement diffusés.

• Une activité de conseil et de contrôle ex ante.

Avant qu’un établissement développe un nouveau produit ou modifie profondément un produit existant, qu’il noue une relation commerciale avec un nouveau client ou une nouvelle catégorie de contreparties, qu’il décide d’externaliser une activité, il est souhaitable que l’établissement de crédit ou l’entreprise d’investissement s’assure que cette opération ne le met pas en infraction à une loi ou à un règlement, ne l’expose pas à un risque de réputation, ne se traduit pas par un conflit d’intérêts. L’une des missions du responsable central, ou le cas échéant local ou spécialisé pour le métier considéré, de la vérification de la conformité, paraît devoir être de procéder à ce type d’examen ex ante de façon à conseiller les échelons hiérarchiques considérés, y compris l’organe exécutif.

• La mise en œuvre d’une information interne adaptée.

Le suivi du risque de conformité par l’organe exécutif ne constitue qu’une de ses nombreuses responsabilités.
Les établissements doivent identifier parmi leurs opérations les zones de risques ainsi que leur degré de vulnérabilité. Il convient par conséquent que la fonction de conformité participe à l’élaboration d’une cartographie des risques de non-conformité.

Les établissements doivent se doter d’outils d’information spécifiquement conçus pour le suivi du risque de non-conformité.
L’organe exécutif doit être rapidement informé de la découverte d’éventuelles infractions et une déclaration rapide des incidents concernant le respect des lois françaises ou étrangères doit se faire, lorsque la loi ou la réglementation l’exige, aux autorités compétentes.

Les opérations les plus porteuses de risques de non-conformité doivent être suivies particulièrement : opérations complexes, par exemple, opérations d’investissement et de désinvestissement financier, opérations transfrontières...

Il convient de mettre en place un suivi des mesures correctives mises en œuvre à la suite de la détection de défaillances. Ce système, pour être pleinement efficace, doit être mondial.

La fonction de conformité doit avoir un rôle de conseil.

L’organe exécutif et l’organe délibérant doivent disposer d’une information spécifique sur le suivi du risque de non-conformité.

Le positionnement hiérarchique du responsable de la conformité doit en garantir l’indépendance, lui assurer un accès direct à l’organe exécutif…
Le risque de non-conformité concerne tous les établissements, y compris les plus petits, sous une forme adaptée à chacun et une disponibilité à l’égard de l’ensemble des collaborateurs.

La réflexion en matière de contrôle du risque de non-conformité peut s’appuyer sur les principes définis par le Comité de Bâle.

Du fait de l’évolution de l’activité des établissements, dans la perspective d’un renforcement des efforts engagés et d’un alignement sur les meilleurs standards internationaux, plusieurs éléments paraissent pouvoir être soulignés :

- si la fonction de contrôle de conformité doit être indépendante et couvrir de manière exhaustive le risque de non-conformité au sein d’un établissement, il n’existe pas de schéma unique d’organisation car celle-ci doit avant tout prendre en compte les activités et la taille des entreprises ;
- la fonction de conformité doit jouer un rôle croissant au sein des établissements assujettis, lors du choix des nouvelles opérations comme au cours de la vie de l’entreprise, au niveau national comme international ; elle doit faire l’objet de procédures de formation, d’information, d’édiction de normes internes et de contrôle permanent ;
- l’implication des organes exécutif et délibérant est indispensable ;
- la conformité doit être un élément fort de la culture de l’entreprise : les efforts doivent être constamment renouvelés en la matière.

Ces efforts permettront aux établissements de mieux maîtriser ce risque croissant, et participeront au maintien de la très haute qualité des places bancaires et financières africaines. Ils doivent être rapprochés des développements réalisés dans la perspective de la préparation au nouveau ratio de solvabilité, notamment en ce qui concerne les risques opérationnels et doivent s’inscrire dans le cadre, plus général, des actions engagées dans tous les secteurs économiques en matière d’amélioration des pratiques de gouvernance d’entreprise.